1. 개요

목포·영암·해남의 조선·기자재 협력기업을 대상으로, 발주서의 변경사항과 누락된 정보를 찾아주는 AI 주문검증 시범사업을 제안합니다.
AI가 거래처마다 다른 발주서를 읽고 품목·규격·수량·납기 등의 정보를 정리하며, 담당자가 확인·승인한 내용을 기존 엑셀이나 ERP 업무로 연결하는 방식입니다.


2. 제안배경

PDF·엑셀·스캔 등 다양한 형식의 발주서를 사람이 확인하고 업무시스템에 다시 입력하는 과정에서는 반복 작업이 발생합니다. 수정 발주서가 추가로 도착하면 이전 주문과 무엇이 달라졌는지 확인하고, 생산·출하 담당자에게 변경사항을 전달해야 합니다.
이 과정에서 수량이나 규격, 납기 변경을 놓치면 재확인·재작업이 필요할 수 있습니다. 이에 기업이 현재 사용하는 업무체계를 바탕으로, 발주 확인이라는 구체적인 업무부터 AI의 활용 효과를 검증하고자 합니다. 지역 기업의 실제 업무 부담과 참여 수요는 사전 조사로 확인합니다.


3. 제안내용

첫째, AI가 발주서에서 품목·규격·수량·단위·납기를 추출하고 해당 원문을 함께 보여줍니다.

둘째, 이전에 승인한 주문과 비교해 변경된 값과 빠진 정보를 표시합니다. 예를 들어 같은 주문의 수량이 100개에서 80개로 줄고 납기가 앞당겨졌다면, 변경 전후 내용을 나란히 보여주어 담당자가 확인할 수 있도록 합니다.

셋째, 담당자가 수정·승인·보류한 이력을 남기고, 승인된 내용만 엑셀 또는 ERP 입력자료로 정리합니다. 읽히지 않는 값이나 문서 간 충돌은 확인 대상으로 남겨두며, AI가 주문을 임의로 확정하지 않도록 합니다.

넷째, 5개 기업·4개월을 기준으로 시범 운영을 제안합니다. 사전 조사와 문서 양식 설정을 거쳐 기존 업무와 병행 운영하고, 처리시간·놓친 변경 건수·승인 후 재수정 건수를 비교합니다. 기업 수와 기간은 수요조사에 따라 조정하며, 사업비는 문서량과 업무 연계 범위를 확인한 뒤 산정합니다.

기업별 문서는 접근 권한과 보관기간을 정해 관리하고, 외부 AI를 사용할 때에는 전송 범위와 처리 조건을 확인합니다. 세부 추진 방법과 평가 기준은 첨부 제안서에 담았습니다.


4. 기대효과
반복 입력과 발주 변경 확인에 필요한 업무 부담을 줄이고, 생산·출하 전에 변경사항을 확인하도록 도울 수 있습니다. 원문과 승인 이력을 함께 남겨 담당자 간 전달과 사후 확인도 수월해질 것으로 기대합니다.
지역 기업에는 익숙한 업무체계 안에서 AI를 활용할 기회를 제공하고, 지역 SW기업에는 문서 해석과 업무시스템 연결 역량을 축적할 실증 과제를 제공할 수 있습니다. 시범 운영에서 정확도와 비용 대비 효과를 확인한 뒤 유사한 업무를 가진 지역 기업으로 확산하고자 합니다.